Actions pour les Hospitaliers

En bas de page, vous trouverez les liens pour télécharger les fiches réflexes et accéder au reste de la documentation sur TerCOVID .

N’oubliez pas de consulter le tutoriel sur l’identitovigilance.


Ce tutoriel reprend les actions à réaliser par les hospitaliers.

1 – ACCÉDER À LA PLATEFORME

2 – INCLURE UN PATIENT DANS TerCOVID

Afin d’assurer une bonne coordination des soins, et une vision globale de la situation, il est nécessaire d’inclure le patient dans l’outil régional TerCOVID.

3 – SAISIES DES FORMULAIRES MÉDICAUX

Les éléments médicaux renseignés seront visibles par tous les acteurs du parcours de soins du patient. Ils sont regroupés sous forme de formulaires :

  • Saisie pour l’établissement avec :
    • Suivi médical
    • Lancer une Télémédecine
    • Télécharger des pièces jointes
  • Suivre les données collectées par tous les acteurs.
  • Envoyer une ordonnance à une pharmacie de ville.
  • Clôturer le dossier.

4 – DÉCLENCHEMENT DU SUIVI EN VILLE

Afin d’attribuer des droits au médecin assurant le suivi de la prise en charge en ville.

5 – TRANSFÉRER UN PATIENT VERS UN AUTRE ETABLISSEMENT

En cas de transfert vers un autre établissement de santé, il est nécessaire de déléguer les droits d’accès au dossier.

6 – DONNER LES DROITS D’ACCÈS POUR LES IDE

Permet aux IDE d’accéder à la version mobile de TerCOVID


1 – ACCÉDER À LA PLATEFORME 

Accéder au Portail régional

L’inclusion s’effectue depuis l‘Espace Numérique Régional de Santé (ENRS)

Adresse : https://sante-paca.fr/

Les modalités de connexion au Portail de santé PACA sont présentées ici :

Accéder à l’outil

Chemin d’accès :

Outils Régionaux / TerCOVID / Hospitalier / Coordination

Ouvrir la File active des patients

  • Cliquer sur l’onglet « Présent à l’hôpital »
  • La liste des patients de votre établissement de rattachement apparait.

2 – INCLURE UN PATIENT DANS TerCOVID

  • Cliquer sur le Bouton rouge en haut à droite :

→  Etape 1

Une recherche est possible sur le Serveur Régional d’Identités et de Rapprochements (SRIR) qui contient déjà un peu plus de 400 000 identités.

Cette étape est facultative mais gage d’une identité fiable.

Avant de commencer la saisie du nouveau patient, effectuer une recherche dans le champ « Recherche ». Si le patient apparaît alors il ne faut pas recréer un nouveau dossier. Dans ce cas, cliquer sur la flèche verte pour accéder à son dossier.

  • Saisir le début du Nom.
  • Saisir la Date de naissance au format JJ/MM/AAAA (ou dans le dateur).
  • Cliquer sur « Rechercher régionalement » .
  • Sélectionner le patient dans la liste de recherche, les traits d’identités. seront alors directement intégrés au formulaire (passer à l’étape 3).
  • Ou passer à l’étape 2.

Etape 2

Si la recherche n’a pu aboutir, vous pouvez réaliser une création d’identité directement depuis l’outil.

  • Cliquer sur «Ajouter un patient manuel» ,
  • Passer à l’étape 3.

Etape 3

Cette étape est primordiale, il s’agit de compléter un formulaire qui va permettre une interaction dans la coordination entre l’Hôpital et la Ville.

La date d’inclusion d’un patient correspond à la date « administrative » , soit la date de création du patient dans l’outil. La date de début des symptômes ou du dépistage positif sera à préciser ultérieurement.

Ce formulaire est composé de 4 parties :

  • Partie 1 – La localisation du patient :

Permet de rattacher le patient à un établissement de référence et ainsi de valider les droits d’accès aux professionnels impliqués pour ce patient.


ATTENTION : L’établissement et l’unité de rattachement du professionnel identifié sur le Portail de santé PACA sont automatiquement récupérés. Il est possible de les modifier. La modification de l’établissement entrainera une modification des droits d’accès liée à l’établissement.


Dans le cas où un patient changerait d’établissement en cours de prise en charge, la plateforme de coordination effectuera la modification.


  • Partie 2 – L’identité du patient :

Si le patient était connu du SRIR, les champs sont automatiquement récupérés.

Si le patient n’est pas connu, il faut saisir tous les champs obligatoires qui sont étiquetés avec un astérisque rouge.

  • Partie 3 – Complément d’information :

Permet de saisir l’adresse du patient qui servira d’adresse de visite. Ces champs sont accessibles pour tous les acteurs ce qui permet de pouvoir effectuer une modification si le patient ne retourne pas à son domicile personnel.

  • Partie 4 – Professionnel de santé :

Si le patient dispose d’un professionnel de santé pouvant assurer le suivi en ville, il vous sera proposé d’effectuer une recherche directement sur le Répertoire Opérationnel des Ressources (ROR).

Dès que le médecin pouvant assurer le suivi est saisi, il pourra visualiser dans l’outil « Suivi de mes patients » l’inclusion de son patient dans TerCOVID et le réseau de coordination.


Si le médecin n’est pas connu du ROR, un formulaire de signalement vous sera proposé. Il sera automatiquement pris en charge par la cellule assistance du GRADeS PACA (ieSS) afin de répertorier le professionnel.


Si le patient ne dispose pas de médecin pouvant assurer le suivi en ville, il sera possible de le saisir ultérieurement au niveau de la création d’un événement (cf. 4 : Déclencher un suivi en ville).

3 – SAISIES DES FORMULAIRES MÉDICAUX

L’accès au formulaire s’effectue depuis la File active. En regard de la ligne du patient :

  • Cliquer sur le pictogramme correspondant au formulaire désiré.

Le formulaire s’ouvre, les éléments obligatoires à la saisie sont étiquetés avec un astérisque rouge.

Un formulaire peut être composé de plusieurs onglets. Si un onglet contient des items obligatoires, le nombre d’items obligatoires est repris en regard du nom de l’onglet.

Afin de faciliter la lecture la plus globale possible des éléments médicaux collectés dans d’autres formulaires peuvent être repris en mode lecture (non modifiable).

Toutes les saisies sont horodatées et historisées, aucune donnée n’est supprimée (en utilisant un bouton « poubelle » , elle est simplement masquée).

ONGLET DOSSIER HOSPITALIER

Cet onglet regroupe les informations sur l’identité du patient, sa localisation et les informations médicales. Ces informations doivent être saisies par l’établissement.

  • Les Blocs d’items qui concernent surtout les hospitaliers sont colorés en orange.
  • Les items importants à renseigner sont colorés en rouge.
  • Pour les items d’un même bloc la saisie d’un seul bouton « Ajouter » valide l’ensemble des saisies » .
  • Pour les constantes, l’historique des saisies s’affiche au survol de la saisie actuelle.

Dans le bloc « Télémédecine », un bouton permet de déclencher une téléconsultation.

Tout en bas de cet onglet, il est possible d’associer des pièces jointes au dossier du patient, dans le bloc Pièces-jointes.

ONGLET PARCOURS PATIENT

Cet onglet permet de tracer le parcours du patient et d’attribuer les droits d’accès au dossier pour les autres professionnels ou établissements de santé.

Partie Dates de sorties

  • Permet de saisir des dates prévisionnelles ou définitives.
  • Permet en lien avec les PTA d’organiser le retour à domicile.

Partager les droits et faire suivre le dossier

Afin d’adapter le formulaire aux besoins il est important de répondre à la question « Que souhaitez-vous faire »

  • Transférer le dossier vers un Etablissement de santé.
  • Supprimer les droits d’accès pour mon établissement.
  • Attribuer les droits à un médecin.
  • Attribuer les droits à un(e) IDE de ville sur l’application mobile.

Intégrer une ordonnance

Il est possible d’envoyer une ordonnance directement à la pharmacie de ville.

Rechercher la pharmacie concernée puis intégrer l’ordonnance en tant que pièce jointe, juste en dessous.

ONGLET SYNTHÈSE DU DOSSIER

Cet onglet reprend automatiquement les différents éléments renseignés par les différents acteurs du parcours du patient.

Il est consultable par tous, mais non modifiable. Il permet ainsi un suivi des données collectées par tous les acteurs.

Cette partie est décrite dans le chapitre 5 de cette page.

ONGLET CLÔTURER LE DOSSIER

Lorsque le patient quitte la coordination ville-hôpital, son dossier doit être clôturé.

Pour cela, il suffit de saisir le motif de sortie de la coordination puis de fermer le formulaire.

4 – DECLENCHER UN SUIVI EN VILLE

ATTENTION : Le déclenchement d’un Médecin de ville passe avant tout par une phase d’entente préalable avec le professionnel qui va assurer le suivi en ville.

Accéder au formulaire Hospitalier (H)

L’accès au formulaire Hospitalier (symbole H) est décrit au chapitre 3 de ce cette page.

Saisir le médecin

  • Aller dans l’onglet « Parcours patient »
  • Répondre à la question « Que souhaitez vous faire » en cochant « Attribuer les droits à un médecin de ville »
  • Puis suivre les indications de la partie « Partager pour le médecin de ville »

Vous pouvez demander l’intervention d’une PTA ou d’une CAM (ou des deux) en cochant la (ou les cases) correspondantes dans l’onglet « Demande de Coordination » .

5 – TRANSFÉRER UN PATIENT VERS UN AUTRE ÉTABLISSEMENT

Si votre patient doit être transféré dans un autre établissement de santé, vous devez renseigner celui-ci dans l’outil afin de déléguer les droits d’accès au dossier.


ATTENTION : Cette action doit être réalisée lors de la sortie effective du patient de l’établissement.


Accéder au formulaire Hospitalier (H)

L’accès au formulaire Hospitalier (symbole H) est décrit au chapitre 3 de ce cette page.

Saisir l’établissement receveur

ATTENTION : Une fois l’établissement receveur saisi, si vous ne souhaitez plus suivre votre patient cliquer sur la poubelle en regard de votre établissement.

  • Aller dans l’onglet « Parcours patient« 
  • Répondre à la question « Que souhaitez-vous faire » en cochant « Transférer le dossier à un autre établissement »
  • Puis suivre les indications de la partie  » Partager pour un établissement de santé »

6 – DÉBLOQUER L’ACCÈS A L’APPLICATION POUR LES IDE

Vous pouvez donner les droits d’accès aux IDE de ville pour l’application mobile TerCOVID.

L’attribut alt de cette image est vide, son nom de fichier est Tutos_alerte-e1523390151753.png.

ATTENTION : L’IDE doit être informé de la démarche


Accéder au formulaire Hospitalier (H)

L’accès au formulaire Hospitalier (symbole H) est décrit au chapitre 3 de cette page.

Saisir l’IDE

  • Aller dans l’onglet « Parcours patient« 
  • Répondre à la question « Que souhaitez-vous faire » en cochant « Donner l’accès à l’application sur mobile »
  • Puis suivre les indications de la partie  » IDE de ville – Outil de mobilité »

AUTRES INFORMATIONS SUR LA PLATEFORME TerCOVID


Retrouvez les fiches réflexes de la plateforme TerCOVID ici :

Fiche réflexe : Connexion au Portail de santé

Fiche réflexe : Plateforme de coordination – PTA

Fiche réflexe : Plateforme de coordination – CAM

Fiche réflexe : Actions pour les hospitaliers

Fiche réflexe : Médecine de ville

Fiche réflexe : Téléconsultation

Fiche réflexe : Officine de ville

Fiche réflexe : Version mobile – IDE